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EP20|一份好的會議文件,讓原訂 1 小時的會議只要 30 分鐘就結束 #MotivatedSequence

上班阿叔 Uncles' Radio
2022-01-02
53:36
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#podcast#職涯#design#顧問#meeting#presentation#unclesradio#coach#MotivatedSequence#slide#motivate#ppt

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今天的內容主要談「會議文件,節省超過 50% 的會議時間(也可以避免不必要的會議)」。本集由馬克主講,「我在 10 月的時候,經歷了一場刻骨銘心的戰友離別。
身邊幾位戰友真的是會議文件準備的翹楚。他們讓原訂 60mins 的會議時間,總能在 30-40min 內進入結論。」

市面上有許多開會技巧教學的課程、文章、指引等等,尤其最常聽到的就是 Amazon 開會文化-閱讀備忘錄,而不是依賴 PPT。

❚ 跳脫 PPT、簡報形式,讓會議從事前準備就開始提升效率:

  • 內部習慣的文件形式:雲端、紙本、位置、軟體。
  • 明確的文件目的:為什麼會有這份文件?為了什麼主題?這場會議將解決/討論什麼議題?
  • 有邏輯的會議引導:將討論環節、決策環節,明確標示於會議文件。


「如果用一頁 A4 紙都講不清楚的話,那你不用來找我了。」

❚ 會議時間寶貴,你我他的時間都寶貴

  • 整理資料,也有資訊,但沒有 Insights。
  • 整理資料,有了資訊,也有了 Insights。
  • 有了可行解決方案。
  • 確保讓與會者都帶上自己的解決方案


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